5 porad jak przeprowadzić udane Planowanie Sprintu

Planowanie Sprintu to kluczowy element pracy w Scrumie. Nadal jednak dla wielu zespołów jest to problematyczne i często spłycane wydarzenie. Na bazie moich doświadczeń przygotowałem pięć porad, które pomogą Ci przeprowadzić lepsze planowanie najbliższego Sprintu.

1. Stwórz wizualny plan dostarczenia Sprintu

Najczęstszy, mocno niedoskonały scenariusz Planowania Sprintu jaki obserwuję, wygląda następująco:

  1. Product Owner przedstawia zakres prac, wskazując które elementy Backlogu Produktu chciałby mieć zrealizowane w bieżącym Sprincie
  2. Zespół Deweloperski zgadza się lub nie zgadza na zaproponowany zakres
  3. Scrum Master zadaje pytanie zachęcające do zakończenia sesji planowania, np. “To co, mamy to?”

Z kilku dysfunkcji zaprezentowanych w powyższym scenariuszu, chciałbym się skupić na jednej konkretnej: nie powstało nic, co można by było nazwać planem pracy na bieżący Sprint.

Osobiście nie znam lepszego sposobu na przygotowanie planu niż rozpisanie go w wizualnej formie na flipcharcie lub tablicy.

Wyobraź sobie, że jeden z elementów Backlogu Produktu brzmi: “Przeprowadzić ankietę na temat kultury organizacyjnej w organizacji”. Łatwo można rozpisać ten element na mniejsze, bardziej namacalne kroki, np.

Reklama


  • Przygotować pytania do ankiety
  • Przygotować ankietę w narzędziu elektronicznym
  • Określić grupę docelową
  • Przygotować komunikację o planowanej ankiecie
  • Wysłać ankietę do obiorców
  • Przeanalizować wyniki
  • Przedstawić wyniki w zwięzłej i czytelnej formie

Gdy wiemy już z jakich kroków składa się nasza praca, możemy określić kto w zespole zrealizuje konkretne kawałki oraz na kiedy powinny być gotowe.

W praktyce, aby zwiększyć czytelność wizualną, najczęściej rekomenduję użycie:

  • Różnych kolorów pisaków
  • Różnych kolorów oraz kształtu kartek
  • Graficznych awatarów członków zespołu

Innym sposobem na zbudowanie wizualnego planu, jest osadzenie go w konkretnych dniach tygodnia oraz w kontekście osób, które są dostępne w zespole.

2. Poproś o parafrazę planu

Pracując na co dzień jako konsultant, bardzo często korzystam z parafrazy. Stosuję ją w dwóch przypadkach:

Pierwszy przypadek to moje parafrazowanie tego, co usłyszałem od drugiej osoby. Upewniam się w ten sposób, że dobrze zrozumiałem to, co miała mi do przekazania. Pozwala mi unikać błędnego zrozumienia oraz niedomówień.

Drugi przypadek, to proszenie zespołu, aby sparafrazował ustalenie, które chwilę temu miało miejsce w zespole.

Przykładowo, gdy zespół kończy Planowanie Sprintu, proszę wybraną osobę z zespołu o sparafrazowanie planu. W praktyce wygląda to tak, że wybrana osoba opowiada swoimi słowami, jak rozumie plan zespołu na zrealizowanie Celu Sprintu. Gdy tylko reszta zespołu usłyszy coś, co zapamiętali lub zrozumieli inaczej, niż opowiada wybrana osoba, rozpoczyna się dyskusja doprecyzowująca.

Zespół zwykle dyskutuje tak długo, aż zbudują poczucie, że wszyscy obecni na sesji planowania nie mają wątpliwości co do tego, jaki jest plan. Zwykle poczucie to buduje się iteracyjnie, na skutek zadawania pytań doprecyzowujących (otwartych i zamkniętych) oraz stosowania kolejnych parafraz.

3. Buduj alternatywne scenariusze planu

W swojej książce “Labirynty Scruma” opisałem, jak budować wariantowe scenariusze na Sprint. Poniższy fragment dobrze opisuje, dlaczego warto o tym pomyśleć:

„Każdy ma plan, dopóki nie zostanie trafiony” – powiedział Mike Tyson, bokserski mistrz świata wagi ciężkiej. Zespoły Deweloperskie, podobnie jak bokserzy, uczestniczą w złożonej rozgrywce, w której trudno precyzyjnie zaplanować, co się wydarzy. Nie zmienia to oczywiście faktu, że planowanie jest wartościową czynnością, która eksploruje możliwe ścieżki rozwoju sytuacji podczas Sprintu. Ze względu na dużą nieprzewidywalność procesu warto rozważyć różne scenariusze mogące mieć wpływ na plan zespołu.

Labirynty Scruma, Jacek Wieczorek

Moim ulubionym pytaniem otwierającym rozmowę na temat alternatywnych wariantów jest zapytanie “Co może pójść nie tak”?

Wprawione zespoły są w stanie same zadać sobie dobre pytanie, przykładowo:

  • „Co zrobimy, jeśli zespół X nie dostarczy nam obiecanej funkcjonalności Y?”
  • „Jaki mamy plan na sytuację, w której zadanie X okaże się trudniejsze, niż oszacowaliśmy?”
  • „Co będzie, jeśli nie dostaniemy na czas informacji, których oczekujemy?”
  • „Jaki punkt naszego planu jest najbardziej ryzykowny? Jak wpłynie na nasze plany materializacja się ryzyka?”

Już samo przeanalizowanie przez zespół tego rodzaju scenariuszy potrafi skorygować plan i skupić uwagę zespołu na tych najbardziej newralgicznych elementach planu.

Warto też tak zaplanować pracę, aby najbardziej ryzykowne elementy planu zrealizować jak najwcześniej w trakcie Sprintu. Takie podejście daje zespołowi maksymalną ilość czasu na ewentualne poradzenie sobie z konsekwencjami wystąpienia ryzyka.

4. Planuj w grupach

Jeżeli Twój zespół to więcej niż 6 osób, spróbuj przeprowadzić planowanie w dwóch grupach.

Z moich obserwacji wynika, że praca w mniejszych grupach:

  • Zwiększa budowanie wspólnego zrozumienia omawianego tematu
  • Pozwala głębiej eksplorować dostępne opcje działań, oraz
  • Mocniej angażuje członków zespołu.

Oto gotowy przepis, jak przeprowadzić planowanie w grupach:

  1. Podziel zespół na dwie grupy, posiadające w miarę możliwości zrównoważone kompetencje
  2. Poproś grupy, aby zbudowały indywidualnie plan realizacji Celu Sprintu
  3. Poczekaj, aż powstaną plany
  4. Poproś pierwszą grupę o przedstawienie planu, prosząc jednocześnie drugą grupę o uwagę i ew. komentarze
  5. Poproś drugą grupę o przedstawienie planu, prosząc jednocześnie grupę która już przedstawiła plan o uwagę oraz ew. komentarze
  6. Pomóż wybrać zespołowi plan bazowy — czyli plan jednej z grup, który będzie bazą do zbudowania planu dla całego zespołu
  7. Zmoderuj proces uzupełniania planu bazowego o elementy, które pojawiły się w drugiej grupie oraz o nowe elementy, który wyłoniły się na skutek dyskusji
  8. Na koniec poproś kogoś o sparafrazowanie planu (patrz pkt. 2 artykułu – “Poproś o parafrazę”)

Ważna uwaga na koniec: powyższy przepis zadziałał w zespołach, z którymi pracowałem. Może, ale nie musi zadziałać w Twoim zespole. Eksperymentuj z zaproponowaną formą — zmieniaj ilość grup, czas na powstanie planu, sposób budowania finalnego planu.

5. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu biorą udział w planowaniu

Wielokrotnie obserwuję sesje Planowania Sprintu, podczas których nie wszyscy członkowie zespołu są zaangażowani. Problem ten może przybierać dwie najczęstsze formy:

  • Brak zaangażowania osób o konkretnych kompetencjach (np. osoby o kompetencjach testerskich), lub
  • Brak zaangażowania osób bez względu na posiadane kompetencje

Najpoważniejszą konsekwencją takiego stanu rzeczy jest to, że powstaje plan, który nie jest planem całego zespołu, a wyłącznie pewnej określonej grupy osób.

Jest to sytuacja problematyczna ponieważ prowadzi do co najmniej dwóch trudności. Po pierwsze, nie wszystkie perspektywy kompetencyjne zostały uwzględnione podczas planowania. Po drugie, osoby, które nie brały udziału w planowaniu, mogą nie czuć odpowiedzialności za powstały plan.

Jak więc zaangażować cały zespól w planowanie? Poniżej znajdziesz kilka pomysłów, z których korzystam najcześciej:

  • Pytanie osób niezaangażowanych o ich ogólne zdanie na temat planu (“Asia, co byś dodała od siebie do tego zadania?”).
  • Pytanie osób niezaangażowanych o podzielenie się przemyśleniami z zakresu ich kompetencji (np. “Tomek, zajmujesz się marketingiem. Jak to wygląda z Twojej perspektywy?”).
  • Podział zespołu na grupy (patrz pkt. 4 artykułu – “Planuj w grupach”).
  • Odzwierciedlenie zaobserwowanego problemu i przedstawienie go zespołowi (np. “Widzę, że tylko połowa zespołu jest zaangażowana w planowanie.”).
  • Porozmawianie z osobami nieaktywnymi tuż po spotkaniu, aby zrozumieć ich perspektywę. Najczęściej jest jakiś powód, dla którego pozostają mniej aktywne podczas planowania.
  • Podjęcie tematu planowania podczas Retrospektywy Sprintu, w szczególności, jeśli wyżej wymienione działania nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

Podsumowanie

Planowanie Sprintu to aktywność całego zespołu, w efekcie której powinien powstać namacalny plan zrealizowania Celu Sprintu. Powyższe kilka porad może być pomocnych, jeśli chcesz wspierać zespół w lepszym planowaniu.

Która z powyższych porad jest dla Ciebie najbardziej wartościowa? Zapraszam do dyskusji w komentarzach.

Photo by NeONBRAND on Unsplash

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x
X