HomeOffice

Doświadczenia Agile247 z pracą zdalną

O wiele bardziej lubimy pracę bezpośrednią, ale już od początku współdziałania przy portalu Agile247 byliśmy “skazani” na współpracę zdalną – rozwijamy naszą stronę i piszemy artykuły w swoim wolnym czasie. Ponieważ wiemy, że część z Was przygodę z pracą z domu zaczyna w zupełnie niezaplanowany sposób, podzielimy się w ramach inspiracji praktykami, których dopracowaliśmy się jako nieduży zespół rozbudowujący wspólną ideę.

Poniższe praktyki sprawdzają się w naszych warunkach – regularnie spotykamy się na dłuższe spotkanie raz w tygodniu, a na co dzień wystarczy nam kontakt poprzez komunikator i współdzielone dokumenty. O szczegółach przeczytacie niżej.

1. Praca na wideokonferencji

Obecnie używamy połączenia dzięki narzędziu Zoom (możliwe połączenie przez WWW, wtyczkę do przeglądarki i aplikację mobilną). Wcześniej korzystaliśmy z połączeń Google Hangouts, ale zaczęła nam mocno przeszkadzać niska jakość połączeń (z tych samych łączy internetowych uzyskujemy znacznie lepszy komfort rozmowy na Zoomie). Zdecydowanie nie rekomendujemy połączeń wyłącznie głosowych! W połączeniu wideo widzimy siebie i swoje emocje, to czy ktoś jest uważny, czy rozproszony przez sytuację rodzinną za jego plecami. Żeby być lepiej słyszanym i lepiej słyszeć używamy słuchawek, jeśli ktoś ma rozproszenie dźwiękowe w swoim tle (np. pilną rozmowę z członkiem rodziny), wycisza swój mikrofon. 

W toku rozmowy dbamy o danie się wypowiedzieć do końca. Osoba prowadząca spotkanie w razie większej dyskusji zwraca uwagę na kolejność wypowiedzi lub aktywizuje tych, którzy nie mogą się przebić. Dzielimy ekran (screen sharing) jeśli jakaś osoba omawia coś, co widzi na swoim ekranie (plik, strona, narzędzie).

2. Współpraca na komunikatorach

Komunikatorów (w naszym przypadku jest to Slack) używamy do bieżącej komunikacji, np.:

Reklama


  • ustalenia kto z Redakcji, nad jakim tematem pracuje, 
  • wymiany pomysłów przy pracy nad konkretnym zagadnieniem, 
  • przekazaniem informacji, że zadanie czeka na weryfikację przez drugą osobę,
  • przekazaniem informacji o nowym kliencie, nowych danych a propos zagadnienia itp.

W redakcji Agile247 stworzyliśmy kanały na komunikatorze, aby wyraźnie oddzielić ważne dla nas obszary kontekstowe 

Do głębszej dyskusji nad daną wypowiedzią (np. propozycją albo pytaniem) wykorzystujemy wątki (threads), pamiętając, że o dyskusji w wątkach nie są powiadamiane osoby, które się w nich nie wypowiedziały.

3. Praca na wspólnych dokumentach

Pracujemy na https://www.google.com/docs/about/ Dzięki temu:

  • kilka osób może jednocześnie pracować nad jednym tematem
  • wszyscy na bieżąco widzimy wprowadzone zmiany
  • zostawiamy sobie w formie komentarzy – feedback, uwagi do tekstu
  • dzielimy się plikami we wspólnych katalogach na Google Drive, z których potencjalnie korzystać mogą inni członkowie zespołu i dzięki wyszukiwaniu we wspólnej przestrzeni mogą mieć dostęp bez proszenia autora o ich podesłanie
  • dodatkowo, żeby utrzymać względny porządek w plikach, wszędzie tam, gdzie ma to uzasadnienie, wypracowaliśmy konwencję nazewniczą plików i folderów i logiczną dla nas strukturę katalogów, np. wszystkie szkice artykułów znajdują się w folderze typu Agile247 > Artykuły > Szkice a plik Docs ma nazwę jak planowany tytuł artykułu

4. Zasady dłuższych zdalnych spotkań synchronizujących

  1. Spotkanie synchronizujące cały zespół (w naszym przypadku cotygodniowe) odbywa się (praktycznie) zawsze, niezależnie od tego, czy przewidujemy jakieś tematy do omówienia. Zawsze są stałe punkty programu, spontanicznie w ostatniej chwili przypomnimy sobie o potrzebie omówienia czegoś albo chociaż ponownie się zobaczymy i usłyszymy
  2. Forma spotkania ma stałe punkty (ustalone na bazie kolejnych usprawnień), w naszym przypadku obecnie jest to:
  • Cz. 1 omówienie zadań, do których zobowiązaliśmy się podczas ostatniego spotkania (nasza lista “TO DO”)
  • Cz. 2 omówienie stałych, istotnych dla nas elementów, np:
    • Artykuły na Agile247 – kto jaki pisze i kiedy opublikuje
    • Newsletter – kto przygotowuje i jakie treści planuje zamieścić
    • Zapytania od nowych klientów – kto podejmuje i jakiej pomocy potrzebuje
  • Cz. 3 Agenda – ważne bieżące tematy – wpisujemy temat do przedyskutowania oraz osobę zgłaszającą. W trakcie spotkania, gdy dany punkt w agendzie jest omówiony, spisujemy precyzyjnie ustalenia i osobę odpowiedzialną za ich realizację, tak by wyeliminować ewentualne niedopowiedzenia w tym zakresie.
  • Cz. 4 “Off-topic” – czas na podzielenie się tematami pozazawodowymi. Takimi, które nas zaskoczyły, rozśmieszyły albo po prostu, co ważne wydarzyło się w naszym życiu od ostatniego spotkania. Dzięki temu budujemy relacje w zespole, a także mocno rozdzielamy rozmowy merytoryczne od tzw. off-topiców

Forma została odzwierciedlona w szablonie naszego docsa – część elementów jest kopiowana z tygodnia na tydzień. Każde spotkanie mamy zarchiwizowane w nowych dokumencie – dzięki temu łatwo nam w razie potrzeby otworzyć, o czym i kiedy rozmawialiśmy. 

5. Zawsze tworzymy agendę

W przypadku spotkań zdalnych – tak samo, jak tych tradycyjnych – warto ustalić, o czym chcemy porozmawiać.  Tworzymy listę tematów wraz z osobą zgłaszającą. Za przebieg każdego spotkania odpowiada inna osoba (dopracowuje agendę, pilnuje ustalonych limitów czasowych, dba o porządek spotkania i danie możliwości wypowiedzi) – rotujemy wewnątrz siebie tą rolą według ustalonej kolejności, dzięki temu: każdy ma okazję poczuć, jakim wysiłkiem jest trzymania spotkania w ryzach

W trakcie spotkania w naturalny sposób (dzięki osobie która notuje ustalenia) agenda może się zamienić w szkic omawianego rozwiązania albo notatkę, która pomoże nam pamiętać, co zdecydowaliśmy.

6. Ciągłe doskonalenie!

Wszystko to, co opisujemy w tym materiale, to wycinek rzeczywistości z danego momentu. Obecne metody i narzędzia to efekt kolejnych serii rozmów usprawnieniowych, i jeśli miałbym rekomendować jedną jedyną rzecz – to proponuję przede wszystkim właśnie to, by znajdować czas na porozmawianie o tym, jak lepiej współpracować. Wszystkie inne rzeczy (techniki, metody, triki, narzędzia) to co najwyżej inspiracja, która w konkretnym kontekście może ale nie musi zadziałać. 

Mniejsze usprawnienia co do formy współpracy mogą być punktem w agendzie rozmowy regularnej, ale warto uwzględnić też cykliczne osobne spotkanie skupione wyłącznie na usprawnieniu sposobu pracy zdalnej. Zwłaszcza na samym początku pracy w ten sposób w danym zespole, warto poświęcić dużo czasu na rozmowy usprawnieniowe, by jak najszybciej dopracować się efektywnego podejścia. Jeśli zespół korzysta z podejścia Scrumowego, zadbanie o taki czas na doskonalenie pracy zdalnej może być kolejną z odpowiedzialności Scrum Mastera, jeśli nie mamy takiej osoby – warto wykazać inicjatywę osobiście, zwłaszcza jeśli dostrzegamy niedoskonałości procesu współpracy.

Zastrzeżenie: Wszystkie te narzędzia i podejścia są adekwatne i możliwe w realiach podobnych do naszego zespołu redakcyjnego. Warto sprawdzić, czy organizacja, w ramach której funkcjonujemy, nie nakłada na nas specyficznych wymogów albo zakazów, które mogą uniemożliwić swobodne korzystanie z rozwiązań chmurowych czy darmowych wersji narzędzi. Szczególną czujność zachowałbym przy tematyce danych osobowych i poufnych informacji firmowych – do takich spraw zdecydowanie trzymaj się zasad korporacyjnych.

PS. Ponieważ praca zdalna to temat potrzebny większości z nas, chcemy Wam pomóc i przygotowujemy kolejne materiały na ten temat. Wypuszczać je będziemy jak tylko będą gotowe. Jeśli jest jakieś zagadnienie, które Waszym zdaniem będzie Wam potrzebne – napiszcie do nas w komentarzu albo przez formularz kontaktowy.

źródło zdjęcia :„Home Office with Recycled Wood Ceiling” autor: Jeremy Levine – https://flic.kr/p/UQ11HU na licencji CC BY 2.0

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x
X