Samoorganizacja jest jedną z zasad zawartych w Manifeście Agile i kojarzy się nieodłącznie ze zwinnością. Bywa, że w niektórych organizacjach nie jest poprawnie rozumiana i stosowana, bywa też, że niektóre zespoły właściwej samoorganizacji nie spróbowały i tym samym nie czerpią korzyści, jakie z takiego stylu pracy wynikają. Samoorganizacja jest jednym z tych konceptów, który najprościej po prostu pokazać i nauczyć się go w działaniu – sucha teoria (zwłaszcza naukowa) w żaden sposób nie przekona osób, które tego nigdy świadomie nie przeżyły “na własnej skórze”.
Samoorganizacja w Agile Manifesto
“Najlepsze rozwiązania architektoniczne, wymagania i projekty pochodzą od samoorganizujących się zespołów.”
Samoorganizacja w podejściu zwinnym zakłada, że praca w projektach opiera się na współpracującym ze sobą zespole, który sam organizuje sobie pracę, wymyśla rozwiązanie i wzajemnie się koryguje oraz inspiruje. Częścią samoorganizacji jest też odpowiedzialność za proces pracy – monitorowanie swoich własnych postępów, refleksja nad rezultatami i ciągłe ich doskonalenie (choć w Manifeście wymienione jest to wprost dopiero w kolejnym punkcie). Samoorganizacja nie oznacza anarchii albo samowoli – a konkretne metody zwinne dookreślają, że cel, wokół których ogniskuje się praca zespołu pochodzą od Sponsora, Klienta albo Właściciela Produktu. W tym sensie samoorganizacja to swoboda realizacji przez zespół z góry wskazanego celu (i w zdefiniowanych organizacyjnie granicach) i warto ją odróżnić od samostanowienia.
Polskie tłumaczenie Założeń Manifestu Programowania Zwinnego gubi ważny niuans z oryginalnej treści, mianowicie spłaszczone moim zdaniem jest słowo “to emerge” – bardziej poprawne, choć trochę bardziej górnolotne, byłoby polskie słowo “wyłaniają się” zamiast “pochodzą”. Wyłanianie się to pojęcie, które dobrze oddaje przebieg samoorganizacji w zespole – faktyczne rozwiązania pojawiają się po odrobinie kreatywnego chaosu jako działanie wspólne, wzajemna inspiracja członków zespołów i skutek pewnego procesu, który nie był do przewidzenia przed rozpoczęciem działania. Poetycko ujmując, efekt samoorganizacji jest lekkim, pozytywnym zaskoczeniem dla wszystkich jego uczestników 😉
Jak w praktyce wygląda samoorganizacja?
Obserwuję samoorganizujące się zespoły (albo takie, które tego się uczą) od ponad dziesięciu lat i nadal zdefiniowanie dokładnego jej wzorca nie przychodzi mi łatwo. Najprościej widać ją w zespole w trakcie planowania pracy, gdzie wszyscy członkowie zespołu w aktywny sposób współkreują pomysł na rozwiązanie i sposób jego realizacji. Najczęściej oznacza to dzielenie się swoimi pomysłami i dalsze ich udoskonalanie przez kolejne osoby, tak by w efekcie uzyskać coś, co satysfakcjonuje (na ten moment) grupę i jest jednocześnie lepsze niż jakikolwiek pomysł indywidualny. W toku procesu samoorganizacji z grupy wyłania się chwilowo lider (albo kilku liderów), który proponuje zespołowi swoje pomysły – albo rozwiązanie, albo sposób dojścia do niego. Grupa płynnie podchwytuje propozycje i dostosowuje się do nich, jeśli pomysł jest wystarczająco dobry. Jeśli grupa jest zmotywowana do realizacji celu, istnieje w niej minimalne bezpieczeństwo emocjonalne i nie jest zaburzona równość jej członków względem siebie, w dowolnej chwili wyłaniający się lider może być zastąpiony przez inną osobę (która ma lepszy pomysł, energię, chęć działania). W praktyce może to oznaczać odrobinę zamieszania (sprzeczne pomysły są dyskutowane, grupa zatrzymuje się w działaniu by podjąć decyzje), ale jeśli członkowie zespołu umieją sobie poradzić z takim momentem, długofalowo uzyskują możliwość efektywnego generowania rozwiązań i dochodzenia do nich zespołowo.
Reklama
Jak pokazać i poćwiczyć samoorganizację?
Opis z poprzedniego akapitu to moja prywatna wersja teorii – i jak wspomniałem wcześniej wątpię, by samo przeczytanie albo posłuchanie o takiej koncepcji dało komuś, kto samoorganizacji nie stosuje, szansę jej zrozumienia. Stąd zdecydowanie rekomenduję spróbowania kilku popularnych ćwiczeń, które w zależności od sytuacji mogą być wykorzystane na szkoleniu/warsztacie albo w ramach pracy Scrum Mastera, Agile Coacha czy lidera zespołu.
Krótkie i proste ćwiczenie to “trójkąty” opisane na stronie Fun Retrospectives. Nie będę kopiował instrukcji (można ją przeczytać w linku), nadaje się ono do pokazania samoorganizacji, o ile grupa jest trochę bardziej liczna i pozwala grupie szybko odczuć osiągnięcie identycznego celu różnymi stylami zarządzania (dyrektywnym i samoorganizującym się).
Ćwiczenie, które mi samemu pokazało po raz pierwszy samoorganizację w praktyce jest “węzeł z ludzi”. Wymaga bezpośredniego kontaktu osób ćwiczących (nie dla każdego może to być komfortowe), ale zwłaszcza w realiach szkoleniowych jest bardzo dobrym przerywnikiem praktycznym, wymaga jednocześnie aktywności i daje do myślenia. W przeciwieństwie do trójkątów w zasadzie nie wymaga zbyt wiele powierzchni, w moim przypadku grupa ćwiczyła na korytarzu przed salą szkoleniową, co jeszcze mocniej utrudniło “menedżerowi” realizacji jego próby.
W polskiej społeczności zwinnej, zwłaszcza wśród uczestników wydarzeń Agile Coach Camp, furorę robi dłuższe i trochę trudniejsze ćwiczenie pokazujące samoorganizację znane pod nazwą “Krzesła”. W przeciwieństwie do poprzednich nie porównuje ono samoorganizacji do podejścia “command-and-control”. Instrukcję postępowania można znaleźć w internecie, na przykład pod nazwą “Non musical chairs” . Ćwiczenie wymaga moderatora z doświadczeniem w jego przebiegu i sporej przestrzeni (oraz krzeseł dla wszystkich uczestników) i potrafi bardzo mocno zaangażować grupę.
Poćwiczyliśmy i co z tego?
Kluczem w ćwiczeniach samoorganizacyjnych nie jest sam ich przebieg (istnieje wiele alternatywnych instrukcji, różniących się przebiegiem i detalami), ale jego podsumowanie z całą grupą przez facylitatora ćwiczenia. W trakcie wykonywania ćwiczeń samoorganizacyjnych (zwłaszcza tych najlepszych) grupa się mocno zaangażuje i będzie dobrze bawić, ale bez zaproszenia do refleksji może nawet nie zauważyć, że samoorganizacja, to coś, co przychodzi ludziom w sposób naturalny i tylko z “jakiegoś powodu” nie stosujemy jej w niektórych kontekstach biznesowych. Moderator powinien umieć wyłapać z przebiegu ćwiczenia (bardzo często bardzo intensywnego) tych kluczowych kilka punktów i je z grupą podsumować. Ciekawe zestawienie potrzebnych warunków, żeby następowała samoorganizacja zaproponował Andy Brandt w artykule “The Triangle of Self Organization” i warto po kolei wyciągnąć z uczestników to, jak odbierali te elementy::
- Cel
- Reguły
- Presja
Coś, co zawsze z grupami sprawdzam (niezależnie od przyjętego konkretnego ćwiczenia), to refleksja, czy w grupie pojawił się lider albo liderzy. Pytam o to zazwyczaj korzystając z bardziej ogólnego stwierdzenia “czy w Waszej samoorganizacji był lider?”, co w grupie często wywołuje ożywioną dyskusję pomiędzy zwolennikami tezy o braku liderstwa a tymi, którzy widzieli jednego lub kilku wyłaniających się liderów, najczęściej na samym początku ćwiczenia. Często faktyczni liderzy są bardzo zaskoczeni, gdy jako moderator wskazuje ich rolę w sukcesie grupy (na przykład zaproponowali dobry pomysł na realizację ćwiczenia albo dodatkowo zmotywowali resztę grupy).
Kwestia, która jest oczywista, ale zwłaszcza w początkujących grupach i tak warto ją zwerbalizować, to różnica w zaangażowaniu, zwłaszcza jeśli wybraliśmy ćwiczenie, które porównuje style zarządzania. Jeśli uczestnicy warsztatu przyznają się, że w wersji “z menedżerem” czuli się mniej zaangażowani, czekali biernie na instrukcję, wiedzieli, że metoda pracy jest wolniejsza niż gdyby zrobili to sami, to warto zapytać, czy podobnych przemyśleń nie mają od czasu do czasu w realiach prawdziwej pracy zespołowej (np. “w poprzedniej firmie” 😉 ).
Podsumowanie na koniec
Spodziewam się, że wraz z rosnącym zaawansowaniem każdy Scrum Master ma swoją własną wersję tego typu ćwiczeń i umie podsumować zarówno warstwę samego ćwiczenia (“jak nam się samoorganizowało w ramach warsztatu?”), by potem płynnie przenieść to do realiów pracy projektowej (“jak to, co tu poćwiczyliśmy, ma się do prawdziwej pracy”?). Bez tego ostatniego elementu, zwłaszcza osoby bez umiejętności samorefleksji na wyższym poziomie, odbierają ćwiczenia samoorganizacyjne jako po prostu ciekawą rozgrzewkę albo niestety niezrozumiałe wygłupy bez związku z poważną pracą.
A jakiego najlepszego ćwiczenia na samoorganizację wy spróbowaliście?
[Aktualizacja grudzień 2020]: Warto zwrócić uwagę, że w najnowszej aktualizacji Przewodnika po Scrumie samoorganizacja (występująca we wcześniejszych wersjach Scruma) została zamieniona na termin samozarządzanie. Powyższy artykuł jako punkt wyjścia traktuje Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania ( i tam funkcjonuje niezmiennie samoorganizacja), ale jeśli dopiero poznajemy metody zwinne, warto wyrobić sobie własne zdanie na temat tego, czym jest samoorganizacja albo samozarządzanie i być czułym na to, że Agile i Scrum używają tych konceptów.
Jeśli jesteś menedżerem i chcesz wesprzeć zespół w samoogranizacji posłuchaj 72. odcinek podcastu Porządny Agile – Jak wesprzeć zespół w samoorganizacji?
Źródło zdjęcia „Castellers Vilafranca” na licencji CC BY-NC-ND 2.0