Artykuły o Agile i nie tylko.
Największy w Polsce portal o zwinności

Pomimo, iż o retrospektywach napisano już setki artykułów, moi klienci niezmiennie jednak pytają mnie o to, jak przeprowadzić udaną Retrospektywę Sprintu. Zebrałem pięć porad, którymi dzielę się najczęściej.

1. Wyjdź z retrospektywy z konkretnymi usprawnieniami

Celem Retrospektywy Sprintu jest usprawnienie pracy Zespołu Scrumowego. Osobiście poznaję dobrze zrealizowane retro po tym, czy zespół zgodził się na przeprowadzenie konkretnych usprawnień w obszarze swojej pracy.

W zależności od doświadczenia zespołu, do usprawnień można dojść na wiele sposobów.

Mniej doświadczonym zespołom rekomenduję czytelną strukturę spotkania, która będzie niczym sztuczne ułatwienia na górskich szlakach – poruszasz się przy wsparciu łańcucha, który wyznacza Ci drogę oraz daje pewien poziom bezpieczeństwa.

Bardziej doświadczone zespoły mogą pozwolić sobie na większą swobodę realizacji retrospektywy. To jak wycieczka górska poza wyznaczonym szlakiem. Obserwuję retrospektywy, podczas których trudno wskazać jakąś wyraźną strukturę, a pomimo tego spotkanie kończy się ustaleniem konkretnych założeń.

Reklama


Na koniec dnia istotne jest, czy docieramy wspólnie do punktu, w którym zgadzamy się co do tego, co zmieni się w kolejnym Sprincie.

2. Zastosuj wyraźną strukturę retrospektywy

W poprzednim punkcie wspomniałem o strukturze spotkania. Osobiście jestem fanem prostej struktury, którą zaproponowały Esther Derby i Diana Larsen w książce Agile Retrospectives.

Struktura ta składa się z pięciu etapów:

  • Otwarcie (ang. set the stage) – otwarcie retrospektywy, które pomaga Zespołowi Scrumowemu skupić się na spotkaniu i przygotować do dalszych etapów. Otwarciem może być poproszenie członków zespołu o określenie, jak w skali od jednego do pięciu (gdzie jeden oznacza „fatalnie”, a pięć – „bardzo dobrze”) oceniają efekty poprzedniego Sprintu, i wysłuchanie jednego lub dwóch zdań uzasadnienia, dlaczego właśnie taką liczbę zdecydowali się wybrać.
  • Zebranie danych (ang. gather data) – w tym etapie są zbierane tematy oraz informacje istotne z punktu widzenia członków zespołu. To materiał, nad którym zespół będzie pracował w dalszej fazie retrospektywy. Przykładową techniką jest poproszenie zespołu o wypisanie rzeczy, które udały się w trakcie Sprintu, i takich, które zakończyły się niepowodzeniem.
  • Wygenerowanie spostrzeżeń (ang. generate insights) – etap ten ma na celu kreatywne przeanalizowanie zebranych danych w poszukiwaniu powiązań, zależności, związków przyczynowo-skutkowych oraz powtarzających się wzorców. Ta faza pomaga zespołowi zrozumieć źródła problemów. Pomocną techniką może być metoda 5 why.
  • Wygenerowanie akcji (ang. decide what to do) – w tym etapie Zespół Scrumowy generuje konkretne akcje, których wykonanie spowoduje usprawnienie sposobu jego pracy. Przykładową techniką jest przygotowanie listy „kto, co, do kiedy”, czyli ustalenie, kto odpowiada za konkretne zadanie, co jest w jego zakresie oraz kiedy spodziewamy się jego realizacji.
  • Domknięcie (ang. closing) – podsumowanie i zakończenie spotkania. Jest to dobry moment, aby wejść na metapoziom spotkania i zastanowić się nie tyle nad samą treścią spotkania, ile nad sposobem jego realizacji. Bardzo prosta technika, która może zostać użyta, to zwykłe pytanie skierowane do członków zespołu: „Jak oceniacie to spotkanie?”. Co ważne, każdy z etapów może zostać przeprowadzony przy użyciu wielu różnych technik. Zachęcam do poszukiwania tych, które dają najlepsze efekty w konkretnych okolicznościach.

Przeprowadzenie Retrospektywy w oparciu o wyżej wymienioną strukturę wymaga nabycia pewnej wprawy, jednak z mojej perspektywy warto zainwestować czas w jej naukę i przećwiczenie w praktyce.

3. Regularnie modyfikuj techniki przeprowadzania retrospektywy

Wielokrotne powtarzanie tych samych technik podczas Retrospektywy Sprintu może prowadzić do mniej odkrywczych przemyśleń w Zespole Scrumowym.

Przykładowo, zbieranie danych do retrospektywy techniką “Start / Stop / Continue” wprowadza uczestników na określone tory myślowe. Generując swoje przemyślenia, zastanawiają się, co warto byłoby rozpocząć robić, co warto byłoby przestać robić oraz jakie zachowania czy ustalenia warte są kontynuacji.

Gdy natomiast na etapie zbieranie danych użyjemy przykładowo techniki 4L, szansa, że otrzymamy świeże przemyślenia wzrasta. Wynika to z innego brzmienia pytań, które mogą sprowokować uczestników do spojrzenia na pracę z innej, świeżej perspektywy.

To co niezmiennie rekomenduję zespołom, to regularne eksperymentowanie z technikami używanymi podczas retrospektyw.

Są zespoły, które lubią proste techniki (np. prosta tabelka z dwoma kolumnami – co nam wyszło dobrze oraz co nam nam się nie udało w trakcie Sprintu), inne preferują bardziej złożone metody (np. używają diagramu Ishikawy). Cześć zespołów lubi skupiać się mocno na faktach (przywołują dane, liczby, wykresy), inne wolą eksplorować temat emocji, których doświadczali w trakcie Sprintu (jak się czuli w wybranych momentach Sprintu)

Nie ma złotego środka i jednego, uniwersalnego szablonu retrospektywy. Zachęcam do poszukiwania nowych technik, które będą dawać najwięcej wartości w Twoim zespole.

4. Wprowadź rotacyjną odpowiedzialność za moderację retrospektywy

W swojej książce “Labirynty Scruma” radzę czytelnikowi, aby rozważył wprowadzenie rotacyjnej odpowiedzialności za przeprowadzenie Retrospektywy Sprintu:

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dowolny członek Zespołu Scrumowego wspierał umiejętnościami moderacyjnymi zespół podczas każdego rodzaju spotkania. Nie inaczej jest w sytuacji retrospektywy. Tak jak w przypadku Przeglądu Sprintu – który za każdym razem może prowadzić ktoś inny z Zespołu Scrumowego – tak samo w wypadku retrospektywy osoba moderująca może być wybierana w sposób rotacyjny.

Jacek Wieczorek – „Labirynty Scruma”

Z mojej perspektywy taki eksperyment niesie za sobą co najmniej dwie potencjalne korzyści.

Po pierwsze, wejście w buty moderatora uczy członków Zespołu Scrumowego podstaw moderacji, co jest przydatną umiejętnością w życiu zawodowym, niezależnie od stosowanej metody pracy.

Po drugie, przyjęcie czapki moderatora pozwala doświadczyć wyzwań, które zwykle stoją przed moderatorem: konieczność ciągłego skupienia, parafrazowanie, pogłębianie dyskusji odpowiednimi pytaniami czy dbanie o wizualną prezentację wyników spotkania. Zrozumienie na własnej skórze, jak niełatwym zadaniem jest efektywna moderacja, pomaga członkom zespołu szanować pracę moderatora w przyszłości, na przykład poprzez reagowanie na prośby moderatora czy utrzymywanie skupienia na głównym celu spotkania.

5. Wspomagaj się narzędziami wizualnymi

Każdy klient, który ze mną pracuje wie, że lubię działać w wizualny sposób. Przykładowo, w trakcie konsultacji prowadzonych online notuję, grupuję dane oraz rysuję na tablicy, co pomaga mi lepiej zarządzać rozmową oraz podnosi szansę na zbudowanie identycznego zrozumienia tematów pomiędzy mną a moim rozmówcą.

Bardzo podobnie pracuję podczas Retrospektyw Sprintu. Prawdę mówiąc, to nie jestem sobie w stanie przypomnieć, kiedy ostatni raz zrealizowałem retrospektywę, nie posiłkując się technikami wizualizacji.

Jak zacząć wizualizować przebieg retrospektywy? Nie potrzebujesz wyszukanych narzędzi na start. Jeżeli pracujesz w biurze, to wystarczy tablica suchościeralna i pisak. Można też użyć kartek typu post-it, co zwiekszą wygodę w zarządzaniu wizualizacją (przestawianie kartek, grupowanie, łączenie w ciągu przyczynowo skutkowe).

Jeżeli pracujesz zdalnie, możesz skorzystać z narzędzi takich jak Mural czy Miro, które pozwalają wizualizować przebieg retrospektywy w wygodny oraz intuicyjny sposób.

Podsumowanie

Pomimo iż Retrospektywa Sprintu wydaje się bardzo prostym spotkaniem, wiele zespołów nie wykorzystuje jej potencjału. Zachęcam Cię do przetestowania zaproponowanych przeze mnie porad, jeżeli jeszcze nie było Ci dane z nimi pracować. Powodzenia!

Photo by You X Ventures on Unsplash

Ta strona używa Cookies, korzystając z niej wyrażasz zgodę na używanie ciasteczek zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Nasza Polityka Prywatności
Akceptuję, bo lubię Was czytać.
x
X